flows · AutomationVertragsfristen-Wächter
Überwacht Verträge & Kündigungsfristen und meldet sich rechtzeitig – spart teure automatische Verlängerungen.
Was macht dieser Workflow?
Eine Agentur hat 20+ Software-Abos und Verträge – zweimal hat sich schon ein 1.200-€-Jahresvertrag ungewollt verlängert.
So läuft es ab:
- Der Wächter prüft jeden Morgen die Vertragsliste.
- Er findet: „CRM-Tool, kündbar bis 15.04.“ – noch 28 Tage.
- Die Inhaberin bekommt die Erinnerung und entscheidet in Ruhe.
Ergebnis: ⏳ Kündigungsfrist läuft!
📄 CRM-Tool (Pipedrive) – kündbar bis 15.04.
Sie wechselt rechtzeitig zum günstigeren Anbieter und spart 1.200 € – die sonst still weitergelaufen wären.
Zeitersparnis: verhindert ungewollte Verlängerungen – oft 100e–1.000e €/Jahr
So richtest du ihn ein
- Hinzufügen – im Template-Shop „Vertragsfristen-Wächter“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
- Verbindungen herstellen – Gmail, Google Sheets, Telegram.
- Angaben ausfüllen – 6 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
- Auslöser – Läuft nach Zeitplan – Intervall (z. B. täglich morgens) im Trigger-Node einstellbar.
- Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.
Benötigte Verbindungen
| Dienst |
|---|
| Gmail |
| Google Sheets |
| Telegram |
Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).
Auszufüllende Angaben
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Benachrichtigungs-E-Mail | Adresse, an die Benachrichtigungen gehen. |
| Telegram Chat-ID | Bekommst du über @userinfobot. |
| Google-Sheet-ID | Aus der Sheet-URL: /spreadsheets/d/DIESER-TEIL/edit |
| WhatsApp-Empfänger | Nummer im Format 49171… |
| WhatsApp Phone-Number-ID | Meta → WhatsApp → API Setup. |
| WhatsApp Access-Token | Permanenter Token (Meta Business). |
Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.
Einrichtung in der Werkstatt (Activepieces)
- Hinzufügen – im Vorlagen-Shop „Vertragsfristen-Wächter“ auswählen und hinzufügen.
- Zugänge verbinden – der Assistent fragt genau die Zugänge ab, die dieser Ablauf braucht. Bei Google, Microsoft 365 und Telegram genügt ein Klick auf Verbinden.
- Angaben ausfüllen – die Felder darunter (E-Mail-Adressen, Chat-ID und Ähnliches).
- Prüfen – der Ablauf landet ausgeschaltet in deiner Werkstatt. Das ist Absicht: du siehst ihn dir einmal an, bevor er etwas verschickt.
- Scharfschalten – in der Werkstatt oben rechts einschalten. Fertig.
Benötigte Zugänge
| Zugang | Wie du ihn bekommst |
|---|---|
| Gmail-Konto | Ein Klick im Assistenten – du meldest dich beim Anbieter an, den Rest übernehmen wir. |
| Google-Konto für Tabellen | Ein Klick im Assistenten – du meldest dich beim Anbieter an, den Rest übernehmen wir. |
Auszufüllende Angaben
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Deine E-Mail | Empfänger-Adresse. |
| Firmenname | Dein Firmen- oder Markenname. |
Läuft etwas nicht wie erwartet, siehst du in der Werkstatt unter Runs jeden einzelnen Lauf mit Fehlermeldung. Bei fehlgeschlagenen Läufen schicken wir dir zusätzlich eine E-Mail.