Rechnungs-Ordner-Automat

Erkennt Rechnungs-Mails, legt Anhänge automatisch in Google Drive ab und führt dein Ausgaben-Sheet.

Was macht dieser Workflow?

Ein Freelancer sucht jeden Monat Rechnungen aus 3 Jahren Postfach-Historie zusammen.

So läuft es ab:

• Die Hosting-Rechnung kommt als PDF-Anhang per Mail.
• Der Workflow erkennt „Rechnung“ und legt das PDF im Drive-Ordner ab.
• Gleichzeitig entsteht die Zeile im Ausgaben-Sheet.

Ergebnis: Drive: /Rechnungen/2026/03/ionos-rechnung.pdf

Sheet: 14.03.2026 | IONOS | rechnung_88123.pdf

Zum Quartalsende: Ordner-Link an den Steuerberater. Fertig.

Zeitersparnis: ~2 Std./Monat Ablage

So richtest du ihn ein

1. Hinzufügen – im Template-Shop „Rechnungs-Ordner-Automat“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
2. Verbindungen herstellen – Gmail, Google Drive, Google Sheets.
3. Angaben ausfüllen – 2 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
4. Auslöser – Wird durch eingehende E-Mails ausgelöst (Gmail/IMAP-Postfach).
5. Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.

Benötigte Verbindungen

| Dienst |

|---|

| Gmail |

| Google Drive |

| Google Sheets |

Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).

Auszufüllende Angaben

Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.

Einrichtung in der Werkstatt (Activepieces)

Diese Vorlage gibt es auch für Activepieces – die Einrichtung läuft dort anders als oben beschrieben (kein Editor, keine Credentials):

1. Im Vorlagen-Shop „Rechnungs-Ordner-Automat“ hinzufügen.
2. Der Assistent fragt die nötigen Zugänge ab – hier: Gmail-Konto (ein Klick).
3. Der Ablauf landet ausgeschaltet in der Werkstatt.
4. Dort prüfen und oben rechts scharfschalten.

Startet bei neuer E-Mail im verbundenen Postfach.