Multi-Kanal-Inbox

Workflow-Anleitungen · aktualisiert 2026-07-08

Sammelt Anfragen aus allen Kanälen in einer priorisierten Liste – KI sortiert nach Dringlichkeit.

Was macht dieser Workflow?

Ein Hausverwalter jongliert Anfragen aus Mail, Website und WhatsApp – Mieter beschweren sich, dass nichts ankommt.

So läuft es ab:

Um 07:50 meldet eine Mieterin per WhatsApp einen Wasserschaden.
Die KI stuft ein: Kategorie Support, Priorität hoch.
Die Anfrage steht im zentralen Sheet und der Alarm vibriert um 07:50:30 auf dem Handy.

Ergebnis: 🔴 Dringende Anfrage (WhatsApp)!

Von: +49 171 555…

Kategorie: Support

„Wasserschaden in der Küche, Whg. 12, Mieterin wartet auf Rückruf.“

Der Klempner ist um 09:00 vor Ort – statt dass die Nachricht bis mittags in WhatsApp versauert.

Zeitersparnis: kein verlorener Kanal mehr, Reaktionszeit von Stunden auf Minuten

Hinzufügen – im Template-Shop „Multi-Kanal-Inbox“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
Verbindungen herstellen – Gmail, Google Sheets, Telegram.
Angaben ausfüllen – 7 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
Auslöser – Wird durch eingehende E-Mails ausgelöst (Gmail/IMAP-Postfach).
Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.

| Dienst |

|---|

| Gmail |

| Google Sheets |

| Telegram |

Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).

Angabe	Hinweis
Anthropic API-Key (KI)	console.anthropic.com → API Keys.
Benachrichtigungs-E-Mail	Adresse, an die Benachrichtigungen gehen.
Telegram Chat-ID	Bekommst du über @userinfobot.
Google-Sheet-ID	Aus der Sheet-URL: /spreadsheets/d/DIESER-TEIL/edit
WhatsApp-Empfänger	Nummer im Format 49171…
WhatsApp Phone-Number-ID	Meta → WhatsApp → API Setup.
WhatsApp Access-Token	Permanenter Token (Meta Business).

Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.

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