flows · AutomationMitarbeiter-Onboarding-Suite
Neuer Mitarbeiter erfasst → Willkommensmail, Aufgabenliste (Zugänge/Ausstattung), Ordner, Team-Info – automatisch.
Was macht dieser Workflow?
Ein wachsendes Handwerksunternehmen stellt monatlich neue Leute ein – jedes Mal wird irgendwas vergessen (Zugang, Arbeitskleidung, Einweisung), der Start wirkt chaotisch.
So läuft es ab:
- Das Büro erfasst den neuen Monteur Kevin über das Formular.
- Binnen einer Minute: Willkommensmail an Kevin, Personalordner angelegt, 5 Onboarding-Aufgaben im Sheet, HR informiert.
- Am ersten Tag ist alles vorbereitet – Zugänge, Ausstattung, Einführungsplan.
Ergebnis: Kevin am ersten Tag: „So organisiert habe ich noch nie angefangen.“
Strukturiertes Onboarding senkt die Frühfluktuation spürbar – gerade im Fachkräftemangel Gold wert. Und im Büro wird nie wieder ein Schritt vergessen.
Zeitersparnis: ~2–3 Std. pro Einstellung + bessere Mitarbeiterbindung
So richtest du ihn ein
- Hinzufügen – im Template-Shop „Mitarbeiter-Onboarding-Suite“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
- Verbindungen herstellen – Gmail, Google Drive, Google Sheets, Telegram.
- Angaben ausfüllen – 10 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
- Auslöser – Wird per Webhook ausgelöst (z. B. von einem Formular, Shop oder externen System).
- Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.
Benötigte Verbindungen
| Dienst |
|---|
| Gmail |
| Google Drive |
| Google Sheets |
| Telegram |
Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).
Auszufüllende Angaben
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Ansprechpartner | |
| Benachrichtigungs-E-Mail | Adresse, an die Benachrichtigungen gehen. |
| Telegram Chat-ID | Bekommst du über @userinfobot. |
| Firmenname | Dein Firmen- oder Markenname. |
| Google-Sheet-ID | Aus der Sheet-URL: /spreadsheets/d/DIESER-TEIL/edit |
| Personal stammordner id | |
| Start info | |
| WhatsApp-Empfänger | Nummer im Format 49171… |
| WhatsApp Phone-Number-ID | Meta → WhatsApp → API Setup. |
| WhatsApp Access-Token | Permanenter Token (Meta Business). |
Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.
Einrichtung in der Werkstatt (Activepieces)
Diese Vorlage gibt es auch für Activepieces – die Einrichtung läuft dort anders als oben beschrieben (kein Editor, keine Credentials):
- Im Vorlagen-Shop „Mitarbeiter-Onboarding-Suite“ hinzufügen.
- Der Assistent fragt die nötigen Zugänge ab – hier: Gmail-Konto (ein Klick).
- Der Ablauf landet ausgeschaltet in der Werkstatt.
- Dort prüfen und oben rechts scharfschalten.
Startet, sobald dein System die Webhook-Adresse aufruft. Die Adresse findest du in der Werkstatt im ersten Schritt des Ablaufs.