flows · AutomationKI-Anruf-Notiz
Schick ein Anruf-/Voicemail-Transkript rein – KI macht daraus Zusammenfassung, Rückruf-Bedarf und Aufgabe.
Was macht dieser Workflow?
Ein selbstständiger Steuerberater hört Voicemails oft erst abends ab – dringende Rückrufe verzögern sich um einen Tag.
So läuft es ab:
- Die Voicemail-App schickt das Transkript einer Mandanten-Nachricht an den Webhook.
- Die KI erkennt: Rückruf nötig, Aufgabe „Fristverlängerung Finanzamt klären“.
- Der Berater bekommt mittags zwischen zwei Terminen den Ping und ruft zurück.
Ergebnis: 📞 Rückruf nötig!
Frau Berger: Mandantin fragt nach Fristverlängerung fürs Finanzamt (Frist morgen).
📋 Fristverlängerung beantragen
Der Rückruf am selben Tag rettet die Frist – statt ein Problem am nächsten Morgen.
Zeitersparnis: kein verpasster dringender Rückruf mehr
So richtest du ihn ein
- Hinzufügen – im Template-Shop „KI-Anruf-Notiz“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
- Verbindungen herstellen – Gmail, Google Sheets, Telegram.
- Angaben ausfüllen – 7 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
- Auslöser – Wird per Webhook ausgelöst (z. B. von einem Formular, Shop oder externen System).
- Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.
Benötigte Verbindungen
| Dienst |
|---|
| Gmail |
| Google Sheets |
| Telegram |
Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).
Auszufüllende Angaben
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Anthropic API-Key (KI) | console.anthropic.com → API Keys. |
| Benachrichtigungs-E-Mail | Adresse, an die Benachrichtigungen gehen. |
| Telegram Chat-ID | Bekommst du über @userinfobot. |
| Google-Sheet-ID | Aus der Sheet-URL: /spreadsheets/d/DIESER-TEIL/edit |
| WhatsApp-Empfänger | Nummer im Format 49171… |
| WhatsApp Phone-Number-ID | Meta → WhatsApp → API Setup. |
| WhatsApp Access-Token | Permanenter Token (Meta Business). |
Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.
Einrichtung in der Werkstatt (Activepieces)
Diese Vorlage gibt es auch für Activepieces – die Einrichtung läuft dort anders als oben beschrieben (kein Editor, keine Credentials):
- Im Vorlagen-Shop „KI-Anruf-Notiz“ hinzufügen.
- Der Assistent fragt die nötigen Zugänge ab – hier: Gmail-Konto (ein Klick), Google-Konto für Tabellen (ein Klick).
- Der Ablauf landet ausgeschaltet in der Werkstatt.
- Dort prüfen und oben rechts scharfschalten.
Startet, sobald dein System die Webhook-Adresse aufruft. Die Adresse findest du in der Werkstatt im ersten Schritt des Ablaufs.