flows · AutomationBestellung-zu-Buchhaltung
Jede Shop-Bestellung erzeugt automatisch Rechnung, Buchhaltungszeile und Kundenmail – lückenlos.
Was macht dieser Workflow?
Ein kleiner WooCommerce-Shop (30-50 Bestellungen/Monat) macht Rechnungen per Word-Vorlage – Nummernkreis-Chaos inklusive.
So läuft es ab:
- Bestellung #1043 (89,90 €) kommt rein; der Zähler vergibt RE-2026-0107.
- Der Kunde hat die HTML-Rechnung nach 20 Sekunden im Postfach.
- Im Buchhaltungs-Sheet steht die Zeile mit 75,55 € netto / 14,35 € USt – exportfertig für den Steuerberater.
Ergebnis: Sheet: 14.03.2026 | RE-2026-0107 | M. Weber | 75,55 | 14,35 | 89,90
Lückenloser Nummernkreis, keine Word-Vorlage, und die USt-Voranmeldung ist ein CSV-Export statt ein Wochenende.
Zeitersparnis: ~6 Std./Monat Rechnungs- und Buchhaltungsarbeit
So richtest du ihn ein
- Hinzufügen – im Template-Shop „Bestellung-zu-Buchhaltung“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
- Verbindungen herstellen – Gmail, Google Sheets, Telegram.
- Angaben ausfüllen – 10 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
- Auslöser – Wird per Webhook ausgelöst (z. B. von einem Formular, Shop oder externen System).
- Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.
Benötigte Verbindungen
| Dienst |
|---|
| Gmail |
| Google Sheets |
| Telegram |
Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).
Auszufüllende Angaben
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Benachrichtigungs-E-Mail | Adresse, an die Benachrichtigungen gehen. |
| Anschrift | Straße, PLZ Ort. |
| Telegram Chat-ID | Bekommst du über @userinfobot. |
| Firmenname | Dein Firmen- oder Markenname. |
| Google-Sheet-ID | Aus der Sheet-URL: /spreadsheets/d/DIESER-TEIL/edit |
| Rechnungs-Präfix | z. B. RE |
| USt-IdNr. | |
| WhatsApp-Empfänger | Nummer im Format 49171… |
| WhatsApp Phone-Number-ID | Meta → WhatsApp → API Setup. |
| WhatsApp Access-Token | Permanenter Token (Meta Business). |
Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.
Einrichtung in der Werkstatt (Activepieces)
Diese Vorlage gibt es auch für Activepieces – die Einrichtung läuft dort anders als oben beschrieben (kein Editor, keine Credentials):
- Im Vorlagen-Shop „Bestellung-zu-Buchhaltung“ hinzufügen.
- Der Assistent fragt die nötigen Zugänge ab – hier: Gmail-Konto (ein Klick), Google-Konto für Tabellen (ein Klick).
- Der Ablauf landet ausgeschaltet in der Werkstatt.
- Dort prüfen und oben rechts scharfschalten.
Startet, sobald dein System die Webhook-Adresse aufruft. Die Adresse findest du in der Werkstatt im ersten Schritt des Ablaufs.