flows · AutomationAutomatisches Mahnwesen
Überwacht offene Rechnungen und eskaliert automatisch: freundliche Erinnerung → Mahnung → Chef-Alarm.
Was macht dieser Workflow?
Ein Elektrobetrieb hat dauerhaft 8.000-12.000 € Außenstände – mahnen ist unangenehm und bleibt liegen.
So läuft es ab:
- Rechnung 2026-031 (2.400 €) ist seit 3 Tagen überfällig → freundliche Erinnerung geht raus.
- Der Kunde zahlt nicht; an Tag 10 folgt automatisch die förmliche Mahnung.
- Hätte er weiter nicht gezahlt, bekäme der Chef an Tag 21 den Eskalations-Alarm.
Ergebnis: Tag 11, Kontoauszug: 2.400 € eingegangen. Kundenmail: „Sorry, war im Urlaub – danke für die Erinnerung.“
80 % der Außenstände lösen sich in Stufe 1 – ohne ein einziges unangenehmes Telefonat.
Zeitersparnis: ~14 Tage schnellerer Zahlungseingang
So richtest du ihn ein
- Hinzufügen – im Template-Shop „Automatisches Mahnwesen“ auswählen und Hinzufügen; der Workflow erscheint in deinem Space.
- Verbindungen herstellen – Gmail, Google Sheets, Telegram.
- Angaben ausfüllen – 7 Angabe(n) ausfüllen (siehe unten).
- Auslöser – Läuft nach Zeitplan – Intervall (z. B. täglich morgens) im Trigger-Node einstellbar.
- Aktivieren & testen – Workflow öffnen, „Bearbeiten → Aktivieren“; mit „Execute Workflow“ einen Test-Lauf machen. Unter Ausführungen siehst du das Ergebnis.
Benötigte Verbindungen
| Dienst |
|---|
| Gmail |
| Google Sheets |
| Telegram |
Diese Zugangsdaten legst du im Workflow-Editor unter Credentials an (einmalig; danach für alle Workflows nutzbar).
Auszufüllende Angaben
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Benachrichtigungs-E-Mail | Adresse, an die Benachrichtigungen gehen. |
| Telegram Chat-ID | Bekommst du über @userinfobot. |
| Firmenname | Dein Firmen- oder Markenname. |
| Google-Sheet-ID | Aus der Sheet-URL: /spreadsheets/d/DIESER-TEIL/edit |
| WhatsApp-Empfänger | Nummer im Format 49171… |
| WhatsApp Phone-Number-ID | Meta → WhatsApp → API Setup. |
| WhatsApp Access-Token | Permanenter Token (Meta Business). |
Diese Felder füllst du beim Hinzufügen bzw. im Workflow aus.
Einrichtung in der Werkstatt (Activepieces)
Diese Vorlage gibt es auch für Activepieces – die Einrichtung läuft dort anders als oben beschrieben (kein Editor, keine Credentials):
- Im Vorlagen-Shop „Automatisches Mahnwesen“ hinzufügen.
- Der Assistent fragt die nötigen Zugänge ab – hier: Gmail-Konto (ein Klick), Google-Konto für Tabellen (ein Klick).
- Der Ablauf landet ausgeschaltet in der Werkstatt.
- Dort prüfen und oben rechts scharfschalten.
Läuft täglich um 9 Uhr (Zeit im Auslöser änderbar).